Un fax marcat urgent - dați-l șefului mai repede, e-mailurile care au umplut cutia urmează să fie demontate, o grămadă de scrisori și câteva colete aduse de poștaș trebuie să fie „împrăștiate” de urgență în departamente, iar angajatul a scris o cerere de vacanță. Aici aveți atât reclame, cât și documente contabile importante. Munca unui secretar este dificilă! Merită să pierzi o „bucată de hârtie”, deoarece se dovedește că soarta organizației și cariera ta depind de aceasta. Pentru a putea găsi întotdeauna acest document sau altul, trebuie să puteți înregistra corect corespondența.
Necesar
- Registrul corespondenței primite,
- jurnal de e-mail de ieșire,
- caiete cu un volum de 96 de coli,
- forme de organizare,
- dosare.
Instrucțiuni
Pasul 1
Mai mult, trebuie să înregistrați toate corespondențele primite și expediate în ziua primirii sau expedierii. Corespondența de toate tipurile este supusă înregistrării: trimiteri poștale, e-mailuri, faxuri, livrate personal în mâinile mesajului. E-mailurile importante (primite și expediate) trebuie tipărite și înregistrate în același mod ca și alte tipuri de corespondență. În plus, este necesară înregistrarea corespondenței interne: note, note de serviciu, note explicative, declarații, reclamații.
Pasul 2
Pentru a înregistra corespondența, păstrați jurnale speciale de înregistrare. În funcție de volumul de corespondență al unui anumit tip, puteți crea jurnale generale de corespondență de intrare și de ieșire sau le puteți defalca suplimentar în funcție de tip. De exemplu, creați un jurnal pentru a înregistra e-mailurile primite și expediate. Indiferent de volumul corespondenței, este convenabil să creați un jurnal separat pentru înregistrarea faxurilor de intrare și de ieșire.
Pasul 3
Dacă nu aveți un jurnal special de înregistrare a corespondenței, tipărit în tipografie, luați un caiet obișnuit și întindeți-l. În jurnalul de scrisori primite, indicați numărul mesajului, data primirii, precum și tipul de corespondență, dacă aveți un jurnal comun pentru toate tipurile de mesaje, de la electronice la fax. Într-o coloană separată, descrieți pe scurt conținutul scrisorii. În coloana următoare, scrieți rezoluția capului și numele persoanei căreia i s-a predat scrisoarea pentru executare. În practică, dacă problema este controlată de o anumită persoană, multe scrisori nu ajung la manager, ci sunt transmise imediat interpretului, deci nu ar trebui să faceți această coloană mare. Este recomandabil să lăsați un loc pentru o semnătură sub numele interpretului sau lângă acesta, indicând că a primit documentul. Dacă șeful a instruit secretarul să controleze „execuția” documentului, atunci într-o coloană separată o notă despre control este pusă cu cerneală roșie (litera „K” sau cuvântul „control”). După finalizarea executării ordinului aferent acestui document, puneți un semn asupra executării, precum și transferul scrisorii „la dosar” (indicați numărul dosarului și data formării acestuia).
Pasul 4
Registrul de corespondență este, de asemenea, necesar pentru toate mesajele trimise. În jurnalul scrisorilor de ieșire, există mai puține coloane decât în jurnalul corespondenței primite. La fel ca și în registrul de scrisori primite, faceți în registrul scrisorilor de ieșire o coloană cu numărul de serie al scrisorii, o coloană cu data, numai a expedierii, cu tipul de corespondență trimis (dacă este necesar), cu un rezumat al mesajului, prenumele autorului documentului (scrisoare), precum și coloana cu numărul cazului, unde a fost depusă o copie a mesajului.
Pasul 5
În mod special, ar trebui să înregistrați corespondența pe care o trimiteți prin poștă. Înregistrarea scrisorilor trimise prin poștă se efectuează pe antetul organizației. Este mai bine să nu trimiteți mai mult de 7-10 scrisori odată. De mână sau pe computer, pe formular, scrieți data trimiterii, mai jos, pentru fiecare scrisoare trimisă prin poștă, indicați numărul de serie al înregistrării, numele organizației, locația acesteia (puteți specifica doar orașul sau regiune). Lăsați puțin spațiu în dreapta. Aici, după primirea unui cec prin poștă, trebuie să introduceți numerele de poștă de la acesta (de obicei 6-8 cifre). Sub numele organizației pentru fiecare expediere, scrieți numerele și datele documentelor de trimis sau alte detalii care permit identificarea acestora. La oficiul poștal, această listă este certificată prin ștampila poștală. Puteți să îl înregistrați într-un folder separat sau în folderul în care sunt stocate mesajele de ieșire.
Pasul 6
Este necesar un jurnal separat pentru a înregistra fiecare tip de corespondență internă. În fiecare jurnal, indicați numărul documentului, data acestuia, prenumele autorului, un rezumat, rezoluția șefului, numele executorului, marca controlului, precum și numărul cazului.
